Облік обладнання компанії в Teamtopia
У вашій компанії 40 працівників, два офіси та Google-таблиця, у якій нібито обліковуються всі ноутбуки й монітори. В одному рядку написано «MacBook + монітор». В іншому є ім’я працівника, але жодної інформації про техніку. Хтось звільнився три місяці тому, і тепер ніхто не пам’ятає, чи повернув він ноутбук.
Знайома ситуація?
Поки команда невелика, таблиць зазвичай достатньо. Але компанія зростає: приходять нові люди, переходять між офісами, отримують нову техніку та звільняються. Підтримувати дані в актуальному стані стає ще одним завданням для HR. Саме тому ми створили Обладнання компанії в Teamtopia — щоб ви бачили, яка техніка є в компанії, за ким вона закріплена та в кого була раніше. І все це пов’язано з профілями працівників, які ви вже ведете в Teamtopia.
Усі ноутбуки, монітори й телефони в одному місці
В основі «Обладнання компанії» проста ідея: кожна одиниця техніки повинна мати окремий запис.
Замість «ноутбук + інше» навпроти імені працівника тепер можна зареєструвати кожен пристрій окремо. MacBook Pro, зовнішній монітор, робочий телефон — кожен автоматично отримує інвентарний номер, наприклад EQ-0001 або EQ-0002.
Для обладнання можна вказати назву, модель, серійний номер, категорію та примітки. Категорії визначає сама компанія: виберіть наявну або створіть нову просто під час додавання техніки.
Усе обладнання відображається в єдиному реєстрі з пошуком і фільтрами за офісом, категорією, статусом та працівником.
Потрібно знайти всі монітори, закріплені за офісом у Лісабоні? Виберіть офіс і категорію. Шукаєте конкретний ноутбук? Скористайтеся пошуком у реєстрі.
Є й важливе правило: кожна одиниця обладнання закріплена або за одним працівником, або за одним офісом — ніколи за обома одночасно. Видати техніку можна лише активному працівнику. Так одразу зрозуміло, яким ноутбуком користується конкретна людина, а який монітор перебуває в офісі.
Кожна передача зберігається в історії
Обладнання рідко залишається в однієї людини назавжди.
Дизайнер отримує новий ноутбук, а його попередній MacBook передають колезі. Монітор переміщують з берлінського офісу до лісабонського. Якщо вести облік у звичайній таблиці, попередні дані часто просто перезаписуються.
У Teamtopia можна передати обладнання іншому активному працівнику або перемістити його в офіс. Ви вибираєте дату передачі, а зміна потрапляє до історії видачі.
В історії видно, у кого була техніка, дати початку й завершення кожної видачі та хто її оформив. Більше не потрібно шукати старі версії таблиць чи перечитувати повідомлення колег, щоб відновити послідовність передач.
Кожна одиниця обладнання також має один із п’яти статусів:
| Статус | Значення |
|---|---|
| Видано | Закріплено за працівником |
| В офісі | Закріплено за офісом |
| Очікує повернення | Обладнання ще мають повернути |
| Втрачено | Обладнання вважається втраченим |
| Списано | Обладнання виведено з використання |
Статуси допомагають відрізнити техніку, якою зараз користуються, від тієї, що потребує уваги або більше не використовується.
При цьому статус не обов’язково остаточний. Якщо ноутбук зі статусом «Втрачено» знайшовся або списаний монітор знову знадобився, його можна повернути у використання через «Передати». Уся попередня історія видачі збережеться.
Ми також розділили списання та видалення. Після списання історія обладнання залишається доступною. Видаляти записи варто лише тоді, коли їх створили помилково або продублювали, а не коли техніка просто відслужила своє.
Обладнання тепер є у профілі працівника
У профілі працівника в Teamtopia вже зібрана основна інформація про нього. Тепер ми додали туди розділ «Обладнання компанії», щоб видана техніка теж була частиною цієї картини.
HR-менеджер може відкрити профіль нового працівника й одразу побачити, які пристрої за ним закріплені. А офіс-менеджеру більше не потрібно звіряти окрему таблицю зі списком працівників.
Самі працівники теж бачать свою техніку. Вони можуть переглядати записи, але не редагувати їх.
Це особливо зручно для команд у різних офісах. Інформація про обладнання залишається пов’язаною з працівником, а не губиться в окремому документі, про який знають далеко не всі.
“Ноутбук не повинен зникати з обліку лише тому, що працівник, який ним користувався, звільнився.”
Iurii Budnikov, Engineer at Push
Перевірка обладнання під час звільнення
Уявімо, що дизайнер звільняється з вашого офісу в Лісабоні. За ним закріплені корпоративний MacBook і зовнішній монітор. Останній робочий день наближається, і HR готується деактивувати його профіль.
А що буде з технікою?
Раніше все залежало від того, чи згадає хтось відкрити таблицю, знайти працівника та перевірити, що саме потрібно повернути. Тепер, якщо під час деактивації за працівником усе ще закріплене обладнання, Teamtopia показує попередження «Видано обладнання компанії».
У попередженні перелічено всю закріплену техніку, і для кожної одиниці є три швидкі дії:
- Передати працівнику — видати техніку іншому активному колезі.
- Перемістити в офіс — закріпити техніку за офісом.
- Позначити як «Очікує повернення» — зафіксувати, що техніку ще мають повернути.
Не обов’язково вирішувати все до останнього робочого дня. Якщо ноутбук ще не повернули, позначте його як «Очікує повернення» — техніка з таким статусом не блокує деактивацію. Також можна натиснути «Однаково деактивувати», якщо потрібно завершити деактивацію, не займаючись технікою зараз.
Ми не хотіли додавати ще один обов’язковий етап до звільнення. Мета — показати HR невирішені питання з технікою саме тоді, коли це важливо. Невелике нагадування в потрібний момент позбавить тривалих пошуків згодом.
Потрібний доступ для кожної ролі
Обліком обладнання часто займаються кілька людей. HR відповідає за звільнення, офіс-менеджери координують переміщення техніки між локаціями, операційна команда підтримує записи в актуальному стані. Але не всім потрібні однакові права.
«Обладнання компанії» використовує наявну систему ролей Teamtopia з окремими дозволами на перегляд, створення, редагування та видалення обладнання. Налаштовувати їх можна через ролі, які вже використовує ваша компанія, — окрема система доступів не потрібна.
Ми також врахували обладнання під час керування офісами. Якщо за офісом закріплена техніка, Teamtopia не дозволить видалити цей офіс, доки її не перемістять в інше місце. Так техніка завжди має актуального власника, навіть коли компанія змінює структуру офісів.
Таблиця чи «Обладнання компанії» в Teamtopia
Ось що змінюється, коли облік обладнання стає частиною вашої HR-системи:
| Таблиця | Обладнання компанії в Teamtopia |
|---|---|
| Один рядок на працівника, часто без конкретних даних про техніку | Окремий запис для кожного пристрою з автоматичним інвентарним номером |
| Попередні видачі можуть перезаписуватися | Історія видачі: хто тримав техніку, дати й хто її передав |
| Інформацію про офіси потрібно вести вручну | Закріплення техніки за офісами і фільтр за офісом |
| Техніка обліковується окремо від даних працівників | Видана техніка видна у профілях працівників |
| Під час звільнення хтось має згадати про перевірку техніки | Попередження про техніку під час деактивації |
| Доступ визначається налаштуваннями спільного доступу до таблиці | Дозволи на перегляд, створення, редагування та видалення за ролями |
Як почати за 3 кроки
- Додайте обладнання. Відкрийте «Обладнання» та створіть запис для кожного пристрою: назва, модель, серійний номер, категорія та потрібні примітки. Teamtopia автоматично згенерує інвентарний номер. Імпорту таблиць поки немає, тому наявну техніку потрібно додати вручну.
- Закріпіть техніку. Виберіть активного працівника або офіс, у якого вона зараз. Кожна одиниця має лише одного власника, тож її місце завжди однозначне.
- Фіксуйте зміни вчасно. Коли хтось отримує інший ноутбук, техніку переміщують до іншого офісу або хтось звільняється, використовуйте «Передати» чи відповідний статус.
Що послідовніше ваша команда фіксує зміни, то кориснішою стає історія видачі.
На одну таблицю менше
Ми створили «Обладнання компанії» не для того, щоб ускладнити інвентаризацію, а щоб спростити одне з повсякденних завдань HR: яка техніка є в компанії, за ким вона закріплена, як змінювалися видачі та що ще потрібно вирішити, коли хтось звільняється.
А оскільки ця функція працює поруч із профілями працівників, відпустками та рештою Teamtopia, інформація про техніку більше не існує окремо від людей, які нею користуються.
«Обладнання компанії» вже доступне в Teamtopia. Відкрийте свій робочий простір і почніть створювати реєстр обладнання.
Автори
FAQ до статті
Запитання щодо цієї статті
Ми тут, щоб допомогти вам
info@teamtopia.ioТак. Усе обладнання зібране в одному реєстрі з фільтрами за офісом, категорією, статусом і працівником. Кожна одиниця техніки закріплена або за одним працівником, або за одним офісом.
Працівники бачать своє обладнання в розділі «Обладнання компанії» у власному профілі. Переглядати можна, редагувати — ні.
Під час деактивації Teamtopia покаже попередження «Видано обладнання компанії» зі списком техніки. Її можна передати іншому працівнику, перемістити в офіс або позначити як «Очікує повернення», а також натиснути «Однаково деактивувати». Техніка зі статусом «Очікує повернення» не блокує звільнення.
Поки що ні. Обладнання додається вручну, і кожна нова одиниця автоматично отримує інвентарний номер.
Так. Поверніть її в обіг через «Передати» — працівнику або в офіс. Попередня історія видачі збережеться.
