Gestão de Equipamentos da Empresa no Teamtopia

A sua empresa tem 40 colaboradores, dois escritórios e uma folha de cálculo do Google que, supostamente, regista todos os portáteis e monitores. Numa linha lê-se «MacBook + monitor». Noutra aparece o nome de um colaborador, mas sem qualquer detalhe sobre o equipamento. Alguém saiu da empresa há três meses e já ninguém se lembra se devolveu o portátil.

Parece-lhe familiar?

As folhas de cálculo funcionam quando a equipa é pequena. Mas, à medida que entram novos colaboradores, há mudanças de escritório, são distribuídos novos equipamentos e pessoas saem da empresa, manter tudo atualizado torna-se mais uma tarefa para os Recursos Humanos. Foi por isso que criámos o Equipamento da empresa no Teamtopia: para que a sua equipa saiba que equipamentos existem, quem é responsável por cada um e por onde passaram — tudo associado aos perfis dos colaboradores que já gere.

Todos os portáteis, monitores e telemóveis num só lugar

O Equipamento da empresa parte de uma ideia simples: cada equipamento deve ter o seu próprio registo.

Em vez de escrever «portátil + outros» ao lado do nome de um colaborador, pode agora registar cada dispositivo individualmente. Um MacBook Pro, um monitor externo ou um telemóvel da empresa — cada um recebe automaticamente um identificador de inventário, como EQ-0001 ou EQ-0002.

Pode indicar o nome, modelo, número de série, categoria e notas de cada equipamento. É a sua empresa que define as categorias: escolha uma já existente ou crie uma nova ao adicionar o equipamento.

Todos os artigos aparecem num único registo, com pesquisa e filtros por escritório, categoria, estado e colaborador.

Precisa de consultar os monitores associados ao escritório de Lisboa? Filtre por escritório e categoria. Procura um portátil específico? Utilize a pesquisa do registo.

Existe também uma regra clara: cada equipamento está associado a um único colaborador ou a um único escritório, nunca a ambos. Só é possível atribuir equipamentos a colaboradores ativos. Assim, é fácil distinguir um portátil utilizado por alguém de um monitor que está à responsabilidade de um escritório.

Cada transferência fica registada

É raro um equipamento ficar sempre com a mesma pessoa.

Um designer recebe um portátil novo e o MacBook anterior passa para um colega. Um monitor é transferido do escritório de Berlim para o de Lisboa. Sem um registo adequado, a atribuição anterior acaba muitas vezes por desaparecer quando alguém atualiza a folha de cálculo.

No Teamtopia, pode transferir um equipamento para outro colaborador ativo ou movê-lo para um escritório. Escolhe a data da transferência e a alteração passa a fazer parte do histórico de atribuições.

Esse histórico mostra quem teve o equipamento, as datas de início e fim de cada atribuição e quem a efetuou. Deixa de ser necessário procurar versões antigas de folhas de cálculo ou mensagens entre colegas para perceber o que aconteceu.

Cada equipamento tem também um de cinco estados:

Estes estados permitem distinguir os equipamentos em utilização daqueles que precisam de atenção ou que já não estão a ser utilizados.

E não são necessariamente definitivos. Se um portátil marcado como Perdido aparecer, ou se voltar a precisar de um monitor desativado, pode colocá-lo novamente em utilização através de uma transferência. O histórico de atribuições mantém-se intacto.

Também distinguimos desativar de eliminar. Desativar um equipamento preserva o seu histórico. A eliminação destina-se apenas a corrigir registos criados por engano ou duplicados, não a equipamentos que simplesmente chegaram ao fim da vida útil.

O equipamento passa a fazer parte do perfil do colaborador

Quando abre o perfil de um colaborador no Teamtopia, já encontra num só lugar as principais informações sobre essa pessoa. Agora acrescentámos a secção Equipamento da empresa, para que os dispositivos atribuídos também façam parte desse retrato.

Um responsável de RH pode abrir o perfil de um novo colaborador e ver de imediato que equipamentos lhe estão atribuídos. Um responsável de escritório deixa de precisar de cruzar uma folha de cálculo separada com a lista de colaboradores.

Os próprios colaboradores também veem os seus equipamentos. O acesso é apenas de leitura, pelo que não podem alterar os registos.

Isto é especialmente útil para equipas distribuídas por vários escritórios. A informação sobre o equipamento mantém-se associada ao colaborador, em vez de ficar esquecida num documento de um escritório que nem todos conhecem.

“Um portátil não deve desaparecer dos registos só porque o colaborador que o utilizava saiu da empresa.”
Iurii Budnikov, Engineer at Push

A saída de um colaborador passa a incluir a verificação do equipamento

Imagine um designer que vai sair do escritório de Lisboa. Tem um MacBook da empresa e um monitor externo. O último dia de trabalho aproxima-se e a equipa de RH prepara-se para desativar o seu perfil.

Mas o que acontece ao equipamento?

Até agora, tudo dependia de alguém se lembrar de abrir a folha de cálculo, procurar o colaborador e verificar o que faltava devolver. Agora, quando desativa um colaborador que ainda tem equipamentos atribuídos, o Teamtopia apresenta o aviso Equipamento da empresa atribuído.

O aviso lista os equipamentos do colaborador, com três ações rápidas para cada um:

• Transferir para colaborador — atribuir o equipamento a outro colega ativo.
• Mover para escritório — colocar o equipamento à responsabilidade de um escritório.
• Marcar como devolução pendente — registar que o equipamento ainda tem de ser devolvido.

Nem tudo tem de ficar resolvido antes da saída. Se o portátil ainda não foi devolvido, marque-o como Devolução pendente — os equipamentos neste estado não impedem a desativação. Também pode escolher Desativar mesmo assim se precisar de avançar sem tratar dos equipamentos nesse momento.

O objetivo não é acrescentar mais uma etapa de aprovação à saída. É garantir que os RH veem os equipamentos por devolver antes de concluírem o processo. Um pequeno lembrete no momento certo pode evitar uma longa procura mais tarde.

As permissões certas para cada função

A gestão de equipamentos envolve frequentemente várias pessoas. Os RH tratam das saídas, os responsáveis de escritório coordenam os equipamentos entre localizações e as equipas de operações mantêm os registos. Mas nem todos precisam do mesmo nível de acesso.

O Equipamento da empresa utiliza o sistema de funções que já existe no Teamtopia, com permissões distintas para consultar, criar, atualizar e eliminar equipamentos. Gere-as através das funções que a sua empresa já utiliza, sem um sistema de acessos à parte.

Também tivemos em conta os equipamentos na gestão dos escritórios. Se um escritório ainda tiver equipamentos, o Teamtopia não permite eliminá-lo até que sejam transferidos para outro local. Assim, cada equipamento continua associado a um responsável válido, mesmo quando a empresa reorganiza os seus escritórios.

Folha de cálculo vs. Equipamento da empresa no Teamtopia

Veja o que muda quando a gestão de equipamentos passa a fazer parte do seu espaço de trabalho de RH:

Comece em 3 passos

1. Adicione os equipamentos. Abra Equipamento e crie um registo para cada artigo: nome, modelo, número de série, categoria e notas úteis. O Teamtopia gera automaticamente o identificador de inventário. De momento não existe importação de folhas de cálculo, pelo que os equipamentos atuais são adicionados manualmente.
2. Atribua cada equipamento. Selecione o colaborador ativo ou o escritório que o tem atualmente. Cada artigo tem apenas um responsável, para que não haja dúvidas sobre onde está.
3. Registe as alterações à medida que acontecem. Quando alguém recebe outro portátil, um equipamento muda de escritório ou um colaborador sai, utilize a transferência ou o estado adequado.

Quanto mais consistentemente a sua equipa registar estas alterações, mais útil será o histórico de atribuições.

Menos uma folha de cálculo para manter

Não criámos o Equipamento da empresa para complicar a gestão de inventário, mas para facilitar uma tarefa do dia a dia dos RH: que equipamentos a empresa tem, quem é responsável por cada um, como mudaram as atribuições e o que ainda precisa de atenção quando alguém sai.

E, como vive no mesmo espaço que os perfis dos colaboradores, a gestão de ausências e o resto do Teamtopia, a informação sobre os equipamentos deixa de estar separada das pessoas que os utilizam.

O Equipamento da empresa já está disponível no Teamtopia. Aceda ao seu espaço de trabalho e comece a criar o registo de equipamentos da sua empresa.