Holiday Swap: mova um feriado da empresa para a data que lhe serve
Cada escritório tem uma única lista de feriados, e ela aplica-se a toda a gente. Numa equipa que atravessa países e religiões, essa lista está sempre errada para alguém: a pessoa recebe um dia de folga que não celebra e trabalha no dia que para ela conta.
A Holiday Swap permite ao colaborador mover um feriado da empresa para outra data. A data original passa a ser um dia útil para ele, a nova data passa a ser feriado pago, e o calendário de mais ninguém muda.
O que é a Holiday Swap?
A Holiday Swap é um tipo de ausência opcional nas políticas de escritório do Teamtopia. O colaborador escolhe um feriado da empresa e uma data de substituição, o pedido passa por aprovação e, a partir daí:
- o feriado original passa a ser um dia útil normal para esse colaborador, enquanto o escritório o mantém para toda a gente;
- a data de substituição passa a ser feriado pago para ele.
A troca nunca toca nos saldos. Não se acumula nem se desconta nada das férias ou da licença médica; conta-se apenas o número de trocas por ano. Se o colaborador já tinha outra ausência na nova data, a troca tem prioridade e esse dia não é descontado. O processamento salarial, as estatísticas e a API pública contam o dia onde ele está agora.
Porque é que as equipas precisam de uma política de troca de feriados?
As equipas precisam de uma política de troca de feriados porque um calendário de feriados partilhado ignora as datas que contam para cada pessoa, e a solução habitual custa um dia de férias ao colaborador.
Os mesmos três casos repetem-se em todas as equipas distribuídas:
- Religião. Um colaborador que celebra a Páscoa ortodoxa recebe a Segunda-feira de Páscoa católica de folga e trabalha no seu próprio feriado.
- Nacionalidade. Um ucraniano num escritório português recebe os feriados nacionais portugueses e nenhum dos ucranianos.
- Planos pessoais. Um feriado numa terça-feira qualquer vale mais na semana em que está marcada uma viagem em família.
Sem política, tudo isto acaba em acordos verbais com o gestor ou numa folha de cálculo que mais ninguém vê. Com política, a troca tem regras claras, um histórico de aprovações e um lugar no calendário da equipa.
Como funciona a Holiday Swap?
A empresa define quatro regras na política do escritório:
| Definição | O que controla |
|---|---|
| Feriados trocáveis | Que feriados do escritório podem ser movidos. Só estão disponíveis os que estiverem assinalados. |
| Janela de troca | Até onde pode ir a nova data: o mesmo ano civil, 30 dias para cada lado, ou uma janela personalizada de 1 a 90 dias. |
| Máximo de trocas por ano | Limite anual opcional por colaborador. É contado no ano do feriado original. |
| Aprovação | Se um gestor tem de aprovar cada troca. Desligada, a troca aplica-se no momento do envio. |
Cada alteração cria uma nova versão da política com data de entrada em vigor. Os colaboradores veem as regras em frases simples no formulário de pedido, por exemplo "Pode mover até 2 feriado(s) por ano."
Para pedir uma troca, o colaborador abre Adicionar pedido, depois Troca de feriado, e escolhe uma nova data para cada feriado. O seletor de data só permite datas válidas: tudo o que esteja fora da janela, dias não úteis, outros feriados e datas já escolhidas aparecem desativados. Podem ir vários feriados num só pedido, e cada um é aprovado ou recusado por si.
Onde é que a equipa vê a troca?
A troca aparece nas duas datas, para que os colegas vejam a disponibilidade real:
- Calendário da equipa. No feriado oficial: "Observado por 12 colaboradores / Trocado por 3 colaboradores", com nomes e novas datas. Na nova data, o colaborador aparece ausente por feriado trocado.
- Google Calendar. Caixa opcional "Feriados trocados" por cada calendário sincronizado, desligada por predefinição.
- Slack. Um grupo de notificações próprio para trocas enviadas, aprovadas, recusadas e canceladas. Mais no artigo sobre a integração com o Slack.
O que acontece quando as regras mudam?
As trocas aprovadas mantêm-se quando a política muda. Desmarcar um feriado ou baixar o limite anual só afeta pedidos novos.
A única exceção é remover um feriado do calendário do escritório: as trocas ligadas a ele são canceladas, e o colaborador recebe um email e uma mensagem no Slack a dizer que essa data voltou a ser dia útil.
Como ligar a Holiday Swap
Abra a política do escritório, ligue a Holiday Swap nos tipos de ausência adicionais, assinale os feriados que podem ser movidos, defina a janela, o limite e a aprovação. Os colaboradores veem o separador Troca de feriado assim que houver pelo menos um feriado marcado como trocável.
Para equipas em vários países, combine-a com escritórios separados por país, como descrito em one policy per country.
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FAQ
Uma política de troca de feriados é um conjunto de regras que permite ao colaborador trocar um feriado da empresa por outra data. O feriado original passa a ser um dia útil para esse colaborador e a nova data passa a ser feriado pago. A empresa define que feriados são elegíveis, a janela de datas, um limite anual e a aprovação.
Um floating holiday é um dia pago adicional que o colaborador coloca em qualquer altura do ano. Uma troca de feriado não acrescenta dias; move um feriado da empresa já existente para outra data, para uma só pessoa. O total de descanso pago mantém-se, por isso a troca não mexe em nenhum saldo de ausências.
Sim, se a empresa tiver marcado esse feriado nacional como trocável. O colaborador escolhe o feriado religioso como nova data dentro da janela permitida, e o pedido segue o fluxo de aprovação normal. Os colegas veem a alteração no calendário da equipa nas duas datas, a original e a nova.
O dia movido conta como feriado pago na nova data e como dia útil normal na data original. No Teamtopia, o processamento salarial e a API pública leem os feriados da mesma fonte que o calendário, por isso o pagamento é calculado para cada dia no estado em que fica após a troca.
Se a empresa apagar um feriado do calendário do escritório, todas as trocas aprovadas ligadas a ele são canceladas. O colaborador recebe um email e uma mensagem no Slack a dizer que a data de substituição voltou a ser um dia útil. As alterações normais à política mantêm as trocas já aprovadas e aplicam-se apenas a pedidos novos.