Gestão de ausências para equipes em vários países: uma política por país

Como escrevemos uma regra de 32 dias de férias para uma equipe espalhada por três países, por que a planilha parou de conseguir contá-la e como isso virou o Teamtopia, uma ferramenta de gestão de ausências que construímos com nossos parceiros da Push e que hoje mais de 10 empresas usam.

Em 2023 escrevemos uma regra que continua valendo na Flatstudio: cada pessoa da equipe tem 32 dias de férias por ano, independentemente do país em que mora. A regra ocupou dois parágrafos em um documento. Calculá-la à mão para 18 pessoas em três países se mostrou impossível. Este artigo é sobre como chegamos a essa regra, por que a planilha parou de sustentá-la e por que um estúdio de design de produto acabou construindo o próprio sistema de gestão de ausências em vez de comprar um pronto.

Esta é a versão pessoal da história. A parte técnica, como modelamos o produto e por que um único dia virou o átomo dele, Andrei Zolotukhin contou separadamente. Aqui falo do que veio antes do modelo.

TL;DR

• A Flatstudio cresceu de 12 para 18 pessoas, espalhadas entre Lisboa, Ucrânia e cidades que mudam todo mês. A lei portuguesa de férias não funciona para dois terços de uma equipe assim.
• Escrevemos uma regra: 22 dias de férias previstos em lei em Portugal mais 10 dias para os feriados do país onde a pessoa mora. Ao todo 32 dias, no máximo 15 seguidos.
• A cada mudança na equipe ou nas regras, entender a planilha de novo, reescrever as fórmulas e extrair os números de que precisávamos tomava de 30 minutos a 2 horas de um gestor e de mim. E a planilha ainda assim não respondia à única pergunta que importava: dá para liberar esta pessoa nestas datas sem prejudicar o projeto?
• Junto com a Push construímos o Teamtopia. A primeira versão está no ar desde 2023, com mais de 10 empresas e cerca de 250 pessoas. Agora estamos construindo uma segunda versão em que o gestor escolhe um país e as regras legais de férias dele são carregadas automaticamente.

Uma empresa, três calendários

Quando a Flatstudio tinha 12 pessoas, as regras de férias moravam na nossa cabeça. Alguém escrevia "vou tirar a semana que vem" no chat, alguém respondia "ok", e isso bastava.

O problema começou com a geografia, não com o tamanho da equipe. Uma sede em Lisboa significa lei trabalhista portuguesa: 22 dias de férias por ano, acumulados a dois por mês, mais os feriados em que ninguém trabalha. Dia da República, os dois dias da independência, os feriados religiosos.

Só que parte da equipe mora e trabalha na Ucrânia, com outros feriados e outro ritmo de ano. Outra parte está sempre em movimento: um país novo a cada poucos meses, outro fuso horário, outro tipo de contrato. Para essas pessoas, um feriado português era uma folga sem nenhuma relação com a vida delas, enquanto o feriado do próprio país continuava sendo dia útil.

Descobrimos que pelo menos três calendários diferentes conviviam dentro de uma mesma empresa, e nenhuma política pronta descrevia os três ao mesmo tempo.

Foi daí que veio o briefing que depois virou o Teamtopia: um sistema de gestão de ausências para empresas cujas pessoas trabalham de cidades e países diferentes, sob regras diferentes, mas com o mesmo direito ao descanso — e onde todo mundo, do colaborador ao cliente, enxerga quem está fora, quando e por quê. Adicionar uma nova localidade ou equipe deveria ser tão simples quanto adicionar uma linha na planilha, menos as fórmulas.

Como chegamos à regra dos 32 dias

Queríamos uma coisa: que as pessoas pudessem descansar com a família nos feriados do próprio país, e não nos feriados do país onde a empresa está registrada. E que ninguém acabasse com menos dias do que os colegas com contrato português.

A solução ficou assim. Tomamos os 22 dias portugueses como base. Em cima deles somamos 10 dias que cada pessoa distribui pelos feriados do país onde mora: ucranianos, poloneses, quaisquer. Se não quiser amarrá-los a feriados, são simplesmente mais 10 dias de férias. Ao todo, 32 dias por ano.

Uma única restrição: no máximo 15 dias seguidos, para que um projeto nunca fique sem uma pessoa por um mês inteiro.

Mais tarde, quando o Andrei estava modelando o Teamtopia, essa regra virou uma entidade própria: uma localidade chamada Remote, sem país e sem feriados, compensada com mais dias. Mas em 2022 e 2023 era um parágrafo em um documento e uma coluna no Excel.

Quando a planilha para de dar conta do controle de férias

A planilha sustentou a regra exatamente enquanto pouca coisa mudava na empresa. Controlávamos tudo nela: de onde a pessoa é, onde está agora, seu fuso horário, seu tipo de contrato, quantos dias já usou, quantos sobraram.

Cada mudança de localidade exigia uma atualização manual. Cada pedido de férias exigia que alguém abrisse a planilha, subtraísse dias e conferisse com os outros pedidos. Mas o caro era outra coisa: depois de cada mudança nas regras ou na equipe, alguém tinha que entender a planilha de novo, reescrever as fórmulas e extrair os números que importavam naquele momento. Isso levava de 30 minutos a 2 horas, e quem gastava esse tempo era um gestor e eu.

O problema de verdade não era o tempo gasto com aritmética. A planilha não respondia à pergunta que cada pedido fazia de fato: dá para liberar esta pessoa específica nestas datas específicas sem prejudicar o projeto?

Imagine três designers de interface trabalhando em um mesmo produto de cliente, e dois deles pedindo as mesmas duas semanas. Na planilha isso são duas células preenchidas. Para enxergar o conflito é preciso saber quem está em qual projeto e conferir à mão. Nós descobríamos as sobreposições depois que a pessoa já tinha planejado a viagem, e aí íamos dizer "olha, nessas datas não vai dar".

O mesmo efeito na direção contrária: antes de assinar um contrato novo ou montar uma equipe para um projeto, tínhamos que percorrer a planilha e garantir que nenhuma das pessoas necessárias sumiria por três semanas nos dois meses seguintes. Mais uma conferência manual, mais uma chance de deixar algo passar.

Por que não compramos um sistema pronto

Testamos o BambooHR e outras ferramentas da mesma categoria: Vacation Tracker, WhosOff, LeaveBoard, Calamari. Nenhuma serviu, e o motivo não foi preço nem interface.

Todas partiam do princípio de que uma empresa tem um país, um conjunto de feriados e um tipo de contrato. Nossa regra de 32 dias e os três calendários dentro de uma mesma equipe não cabiam nesse formato. Dava para contornar os limites com ajustes manuais, mas isso nos devolveria à planilha com outra roupa.

O segundo motivo: nenhuma das ferramentas mostrava risco para o projeto. Elas sabiam quantos dias restavam para a pessoa. Não sabiam quem mais da equipe dela estava fora nas mesmas datas.

A Push tinha a mesma planilha

Levamos o problema para a Push, nossos parceiros de engenharia, com quem já tínhamos entregado mais de um produto. Descobrimos que eles controlavam as ausências no mesmo tipo de planilha, com as mesmas sobreposições e o mesmo trabalho manual, e já vinham pensando em construir a própria ferramenta.

Duas empresas pequenas, um problema, uma decisão: construir juntas. A Flatstudio assumiu a lógica de produto e o design, a Push assumiu a engenharia. Definimos prioridades e tomamos as decisões de produto em conjunto, porque as duas equipes eram as primeiras usuárias do que estávamos construindo.

A primeira versão do Teamtopia entrou no ar em 2023 e desde então controla férias e ausências nas duas empresas. O Teamtopia virou a nossa alternativa à planilha para planejar e controlar ausências, e continuamos testando cada funcionalidade nova em nós mesmos primeiro. Como encontramos a estrutura do produto, e por que abandonamos o organograma em favor de um único dia como unidade básica, está no artigo do Andrei. O que quero contar aqui é o que mudou na Flatstudio depois que a planilha saiu de cena.

O que mudou na empresa depois da planilha

A mudança mais visível tem a ver com aquela mesma questão do risco. Quando a pessoa escolhe as datas das férias, ela vê na hora qual a chance de serem aprovadas. Se alguém da equipe ou do projeto dela já está fora nesses dias, o indicador fica amarelo. Se o número máximo de pessoas da equipe já saiu, fica vermelho, e é melhor olhar outras datas desde já.

O sistema não bloqueia nada nem aprova nada por conta própria. Ele mostra o risco e deixa a decisão com o gestor, porque só o gestor sabe se há naquelas datas um trabalho que exige justamente aquela pessoa. Essa fronteira entre o que o software calcula e o que um humano decide virou uma das principais decisões do produto.

Para mim, como CEO, mudou outra coisa. Eu enxergo a empresa inteira de uma vez: quais equipes ficariam desfalcadas se alguém saísse de férias, quem está de licença médica, quem tirou folga, como isso se cruza com os projetos dos clientes. Antes, isso significava abrir a planilha e montar o quadro na cabeça. Agora é um calendário só.

Algumas coisas que usamos todo dia:

• Localidades e equipes com regras próprias. O Teamtopia chama uma localidade de "escritório", mas ela pode ser qualquer coisa: a equipe de Lisboa no calendário português, a Remote na regra dos 32 dias, uma filial em outro país, um restaurante, um depósito. Para cada equipe existe um número máximo de pessoas que podem estar fora ao mesmo tempo.
• Calendários montados para uma pergunta específica. Dá para montar um calendário de uma equipe, de todas as equipes de um projeto, da empresa inteira ou de uma localidade, e compartilhá-lo exatamente com quem precisa: um gestor, um diretor de design, um líder técnico.
• Um calendário para o cliente. Essa é uma funcionalidade que criamos porque nossos próprios clientes pediram. O cliente recebe acesso ao calendário da equipe do projeto dele e vê quem trabalha no produto, quem está de férias, quais feriados valem para quem está na Ucrânia e quais para quem está em Portugal, até aniversários. Ele entende não só que alguém está fora, mas por quê. Transparência dentro da equipe considerávamos obrigatória desde o primeiro dia; transparência com o cliente se mostrou igualmente importante.
• Licença médica, folgas e tipos de ausência sem papelada. Cada localidade e equipe pode ter os próprios tipos de ausência. Pedido, aprovação e atualização de saldo acontecem sem troca de emails nem formulários. É por isso que falamos em gestão de ausências e não só de férias: licenças médicas e folgas passam pelo mesmo sistema.

O que acrescentamos no último ano e meio

O produto tem vida própria, e parte das funcionalidades veio das necessidades de empresas que entraram depois de nós, não das nossas.

• Cálculo de folha de pagamento (março de 2025): ausências e horas extras em um formato pronto para a folha.
• Aprovadores externos (setembro de 2025): aprovadores que não fazem parte da equipe ou da localidade, por exemplo um cliente ou um gestor de fora.
• Troca de feriado (setembro de 2026): mover um feriado da empresa para outra data quando a data padrão não serve para a equipe.
• Integrações com Slack, Google Calendar e Microsoft Teams.
• Estatísticas e grupos de competências: quem, com quais competências, está disponível, além de sinais de risco de burnout com base na frequência e na duração das férias.

Em setembro de 2026, o Teamtopia já havia agendado mais de 2.100 férias, registrado mais de 500 licenças médicas e mais de 1.600 horas extras.

O que vem a seguir: uma segunda versão para mais países

A primeira versão funciona bem para empresas parecidas com a nossa: pequenas, distribuídas, com dois ou três países dentro. Mas ouvimos com frequência de clientes novos que a legislação deles é construída de outro jeito que a portuguesa ou a ucraniana.

Cada país tem as suas regras obrigatórias: número de dias, feriados, limites para transferir férias. Por isso estamos construindo agora uma segunda versão em que o gestor escolhe um país para a localidade e a parte obrigatória das regras é carregada automaticamente. O que resta configurar à mão é só aquilo que a empresa decide por si: dias extras, limites por equipe, feriados internos.

O modelo da segunda versão já está montado e clicável como protótipo interativo no Figma Make. O protótipo mostrou que isso é engenharia em escala enterprise, e é exatamente por isso que sabemos disso agora, e não seis meses depois do início.

A primeira versão segue funcionando enquanto isso. Está aberta para cadastro: 3 meses grátis, depois US$ 2 por usuário por mês.

O que tirei disso como fundador de uma agência

Construímos produtos para clientes desde 2014. O Teamtopia foi o primeiro produto em que o cliente éramos nós, e isso mudou o ângulo.

Quando é você quem abre a planilha e gasta duas horas para entender de novo as próprias fórmulas, você sabe com muita precisão o que o produto tem que fazer. Não "gerenciar férias" no abstrato, mas responder a uma pergunta: esta pessoa pode ficar fora nestas datas. Todo o resto do Teamtopia nasceu dessa pergunta.

E mais uma coisa. Por muito tempo achamos que transparência sobre ausências era necessária dentro da equipe. O calendário do cliente mostrou que ela é igualmente necessária para fora. Um cliente que vê que a designer está de folga por um feriado ucraniano reage de um jeito diferente de um cliente que simplesmente não recebeu resposta a uma mensagem.

É assim que costumamos trabalhar em um MVP: começar pelo modelo, levá-lo a um protótipo e só então estimar a engenharia. A única diferença com o Teamtopia é que dessa vez os primeiros usuários fomos nós.