Que tipos de licença existem nos EUA, na UE e na Ucrânia e como configurá-los por escritório

Uma empresa com um escritório em Kyiv e outro em Lisboa já tem dois códigos do trabalho a cumprir. Basta acrescentar um prestador de serviços no Texas para passar a haver um terceiro. O formulário de pedido de ausência é igual para as três pessoas, mas as regras por detrás dele são diferentes para cada uma.

Este guia indica que tipos de licença existem em cada um dos três sistemas jurídicos, em que casos a lei os torna obrigatórios e como transformar essas regras em configurações por escritório no Teamtopia. É o complemento prático do artigo sobre o design publicado no blogue da Flatstudio: como foi investigado e concebido o sistema de políticas adaptado a cada país.

Em resumo

• Os EUA, a UE e a Ucrânia partilham cerca de metade dos seus tipos de licença. A outra metade é específica de cada região: serviço de jurado e licença por violência doméstica (safe leave) nos EUA, licença de cuidador na UE, férias adicionais por trabalho em condições perigosas na Ucrânia.
• A licença não remunerada existe nos três sistemas, mas com limites diferentes: 30 dias por ano mediante acordo na Ucrânia, 60 ou mais dias com 90 dias de pré-aviso em Portugal e, nos EUA, sobretudo política da empresa, com a FMLA (lei federal de licença por motivos familiares e médicos) como patamar mínimo federal.
• No Teamtopia, uma predefinição por país ativa os tipos de licença adequados para um escritório. Todos os valores da predefinição continuam editáveis, e os prestadores de serviços podem ser sujeitos às regras de qualquer país.
• Seis tipos de política estão disponíveis hoje. Os restantes tipos, as predefinições por país e os ecrãs detalhados de configuração da política estão em desenvolvimento. Os tipos de licença personalizados estão planeados.

O que é a licença não remunerada?

A licença não remunerada é um período em que o colaborador deixa de trabalhar e de receber salário, mantendo-se em vigor o contrato de trabalho. O posto de trabalho é mantido, a antiguidade é normalmente preservada (com exceções específicas de cada país) e o colaborador regressa às mesmas funções quando a licença termina.

Situa-se entre dois desfechos que a maioria das equipas quer evitar: um colaborador que esgotou os dias remunerados e continua a trabalhar durante uma emergência familiar, e um colaborador que se despede porque a empresa não tinha forma de conceder uma pausa.

Para o colaborador, a licença não remunerada cobre o que as férias remuneradas não cobrem: a doença de um familiar, uma ida a tribunal, uma mudança de residência, um curso longo, um tratamento ou o esgotamento quando o saldo já está a zero. Para o empregador, mantém vinculada à empresa uma pessoa já formada, sem custos salariais durante a ausência, e substitui acordos verbais por um pedido documentado que aparece no calendário da equipa.

Quando é o empregador obrigado a conceder licença não remunerada?

A resposta depende do país e, nos EUA, do estado. Três dos sistemas que o Teamtopia suporta hoje:

Fontes: a Lei n.º 3494-IX aumentou o limite do artigo 26.º da lei ucraniana de 15 para 30 dias em 24 de dezembro de 2023. As regras de Portugal constam do artigo 317.º do Código do Trabalho. As regras federais dos EUA provêm da ficha informativa sobre a FMLA do Departamento do Trabalho dos EUA.

Que tipos de licença existem nos EUA, na Europa e na Ucrânia?

A investigação do Teamtopia comparou 59 tipos de licença, legais e habituais, nas três regiões e consolidou-os em 30 tipos predefinidos, distribuídos por seis categorias. A tabela indica, para cada tipo, se existe (+), não existe (−) ou só existe em alguns países ou estados (±).

Três notas sobre a leitura da tabela:

• O serviço de jurado está assinalado com − para a Ucrânia porque, nesse país, o serviço em tribunal enquadra-se no artigo 119.º do Código do Trabalho da Ucrânia como dever cívico com manutenção da retribuição média, pelo que não precisa de um tipo de licença próprio. Nos EUA é um tipo distinto, com regras de pagamento definidas a nível estadual: o Massachusetts obriga os empregadores a pagar o salário normal nos primeiros três dias, após os quais o estado pode pagar 50 $ por dia.
• A licença de cuidador está assinalada com + nas três regiões, mas só a UE a garante por diretiva: a Diretiva (UE) 2019/1158 confere a todos os trabalhadores cinco dias úteis por ano, não remunerados, salvo decisão em contrário de um Estado-Membro.
• A licença por violência doméstica (safe leave) está assinalada com + apenas nos EUA, onde vários estados a tornam obrigatória, embora a Austrália e a Nova Zelândia tenham regimes comparáveis que o Teamtopia usa como predefinições de referência.

Uma empresa pode funcionar apenas com licença não remunerada?

Sim, e muitas equipas pequenas fazem-no. As empresas que trabalham sobretudo com prestadores de serviços, incluindo empresários em nome individual (FOP, na Ucrânia), não têm licenças legalmente previstas para registar. Uma ausência é um pedido, aprovado por um gestor, sem saldo e sem acumulação.

O Teamtopia suporta esta configuração apenas com o tipo Licença não remunerada (LWOP): limite de dias definido como ilimitado, requer aprovação do gestor, visibilidade no calendário ativada. A mesma estrutura acolhe mais tarde tipos remunerados, se a empresa contratar colaboradores com contratos locais.

Há um segundo padrão, mais útil. O tipo de contrato de um prestador de serviços determina o que acontece no processamento salarial, e a configuração do escritório determina as regras de ausência a que a pessoa fica sujeita. Um prestador FOP baseado nos EUA pode ser colocado na predefinição do escritório dos EUA e ter as mesmas regras de serviço de jurado, licença para votar e licença por violência doméstica que um colega com contrato local. O Teamtopia trata a configuração do escritório e o tipo de contrato como duas decisões separadas.

Como configurar regras de ausência por escritório no Teamtopia?

O processo tem quatro passos.

1. Criar o escritório e escolher uma região. EUA, Europa (UE) ou Ucrânia. A região carrega os estados predefinidos dos interruptores a partir da tabela acima. Na predefinição EUA, o PTO está ativado e as Férias anuais, a Licença médica e os Dias pessoais ficam abaixo dele como subpolíticas, desativadas por predefinição. Nas predefinições Europa e Ucrânia, o PTO está desativado e os três tipos separados estão ativados.

2. Ativar ou desativar tipos de licença para esse escritório. Um escritório em Lisboa pode ativar a Licença para atividades escolares, embora nenhuma lei portuguesa o exija. Um escritório em Kyiv pode ativar a Licença sabática como benefício da empresa. Um escritório nos EUA pode ativar a Licença de casamento.

3. Abrir um tipo e ajustar a política. Todas as políticas têm os mesmos blocos centrais: elegibilidade (tempo mínimo de serviço), limite de dias (limite anual, dias consecutivos, pré-aviso), regras de dias parciais, impacto no processamento salarial (remunerada, não remunerada ou repartida), documentação, aprovação, data de entrada em vigor e notificações aos colaboradores. Os blocos específicos de cada tipo de licença aparecem onde o tipo precisa deles: uma secção de repartição do pagamento da baixa médica para a Ucrânia e grande parte da UE, uma matriz de graus de parentesco para o luto e um bloco de privacidade para a licença por violência doméstica.

4. Definir a data de entrada em vigor e notificar a equipa. As alterações à política são versionadas. Os colaboradores recebem um resumo por e-mail ou Slack, de imediato ou na data de entrada em vigor, com uma confirmação «Li e tomei conhecimento» opcional.

Duas configurações merecem uma análise mais atenta, porque ligam a licença não remunerada a tudo o resto.

Acumulação durante a licença não remunerada encontra-se na política de Férias anuais. Determina se os dias de férias continuam a acumular-se enquanto alguém está de licença não remunerada. Na predefinição ucraniana, está desativada, o que corresponde à regra de antiguidade da Lei da Ucrânia sobre Licenças desde dezembro de 2023. Uma empresa pode ativá-la como benefício.

Extras de conformidade regional aparecem apenas para a região selecionada. Para a Ucrânia, isso significa uma ligação ao mapa de férias obrigatório (графік відпусток), um campo para os dias não gozados de anos anteriores que, por lei, não podem caducar, e uma regra de bloco mínimo de 14 dias consecutivos. Para os EUA, significa a seleção do estado no serviço de jurado e um prazo de reintegração alinhado com a USERRA na licença militar.

Que tipos de licença estão disponíveis hoje, em desenvolvimento e planeados?

Disponíveis hoje (6 tipos): PTO, Licença médica, Licença não remunerada (LWOP), Compensação de férias, Registo de horas extras e Troca de feriados.

Em desenvolvimento: as predefinições EUA, Europa e Ucrânia; o próximo conjunto de tipos de política (Licença por luto, Serviço de jurado, Licença parental, Licença militar, Licença pessoal, Licença para votar, Licença por violência doméstica (safe leave), Licença para dádiva de sangue / órgãos, Feriado flutuante, Folga compensatória, Tempo para voluntariado, Falta injustificada); e ecrãs de configuração da política detalhados para Férias anuais, Licença médica (com repartição do pagamento), Licença de maternidade, Licença de paternidade, Licença parental, Licença de cuidador, Licença para cuidados em fim de vida, Licença religiosa, Garden leave (dispensa de trabalho remunerada durante o pré-aviso), Licença sabática, Licença militar, Serviço de jurado e Licença por luto com a matriz de graus de parentesco e os interruptores de Luto por animal de estimação e de Licença por interrupção da gravidez.

Planeados: tipos de licença personalizados. Um escritório num país sem lei sobre doença de animais de estimação poderá criar «Animal de estimação doente» com os seus próprios dias, regra de comprovativo e etiqueta no calendário, e um escritório em qualquer lugar poderá definir um tipo para uma situação que nenhuma predefinição cubra.

Como se compara o Teamtopia com BambooHR, Personio e HiBob?

Os três concorrentes permitem criar políticas de ausência personalizadas e atribuí-las por localização ou grupo. A diferença está em onde reside o conhecimento jurídico.

O construtor de políticas da BambooHR permite suspender as acumulações durante ausências prolongadas e fazer o cálculo proporcional do salário em ausências não remuneradas através do processamento salarial. A Personio disponibiliza modelos de ausência específicos por país, mas apresenta-os como recomendações e desaconselha a reutilização de um modelo de outro país. Os tipos de política da HiBob classificam cada tipo como remunerado, não remunerado ou tempo de trabalho e atribuem as políticas por local ou departamento.

Nenhum dos três tem uma configuração específica para a Ucrânia. Para uma equipa com um escritório em Kyiv, isso significa construir manualmente a regra do mapa de férias, a distinção entre os artigos 25.º e 26.º e as regras de licença militar posteriores a 2022.

O que deve incluir uma política de licença não remunerada?

Se a política for redigida antes de configurar a ferramenta, devem abordar-se estes pontos para cada escritório:

1. Quem a pode pedir e ao fim de quantos meses de serviço.
2. Casos obrigatórios em que a lei exige a sua concessão, listados por país.
3. Duração máxima por acordo e se pode ser fracionada.
4. Prazo de pré-aviso, com o mínimo legal quando exista (90 dias em Portugal para a licença para estudos).
5. O que acontece às acumulações: dias de férias, antiguidade, seguro de saúde, equipamento.
6. Documentação: que comprovativo é exigido e até quando pode ser apresentado após o início da licença.
7. Cadeia de aprovação: apenas o gestor, ou o gestor e também os RH ou o fundador no caso de ausências longas.
8. Condições de regresso: regresso garantido ao mesmo posto de trabalho ou a um posto equivalente.

Cada um destes pontos corresponde a um campo no ecrã de configuração da política do Teamtopia, pelo que a política escrita e a política configurada se mantêm sincronizadas.

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