Holiday Swap: перенесіть корпоративне свято на дату, яка вам підходить

У кожного офісу один список свят, і він діє для всіх. У команді з різних країн і вір цей список завжди комусь не підходить: людина отримує вихідний, якого не святкує, і працює в день, який для неї важливий.

Holiday Swap дає працівнику змогу перенести корпоративне свято на іншу дату. Оригінальна дата стає для нього робочим днем, нова дата стає оплачуваним вихідним, а календарі інших людей не змінюються.

Що таке Holiday Swap?

Holiday Swap є опційним типом відпустки в політиках офісу Teamtopia. Працівник обирає корпоративне свято та нову дату, запит проходить апрув, і після цього:

• оригінальне свято стає звичайним робочим днем для цього працівника, а для решти офісу лишається святом;
• нова дата стає для нього оплачуваним вихідним.

Обмін ніколи не зачіпає баланси. З відпустки чи лікарняних нічого не нараховується і не списується; рахується лише кількість обмінів за рік. Якщо у працівника вже була інша відсутність на нову дату, обмін має пріоритет, і цей день не списується. Payroll, статистика і публічне API враховують день там, де він тепер стоїть.

Навіщо командам політика holiday swap?

Командам потрібна політика holiday swap, бо спільний календар свят ігнорує індивідуальні важливі дати, а звичний обхідний шлях коштує працівнику дня відпустки.

У кожній розподіленій команді повторюються ті самі три випадки:

• Релігія. Працівник, який святкує православний Великдень, отримує вихідний на католицький Великодній понеділок і працює у своє свято.
• Національність. Українець у португальському офісі отримує португальські державні свята й жодного українського.
• Особисті плани. Свято у випадковий вівторок цінніше на тижні, коли запланована сімейна поїздка.

Без політики все це перетворюється на усні домовленості з менеджером або таблицю, якої ніхто інший не бачить. З політикою обмін має чіткі правила, історію апрувів і місце в командному календарі.

Як працює Holiday Swap?

Компанія задає чотири правила в політиці офісу:

Кожна зміна створює нову версію політики з датою початку дії. Працівники бачать правила простими реченнями у формі запиту, наприклад "You can move up to 2 holiday(s) per year."

Щоб подати запит, працівник відкриває Add Request, далі Holiday swap, і обирає нову дату для кожного свята. Календар дозволяє лише допустимі дати: усе поза вікном, неробочі дні, інші свята та вже обрані дати вимкнені. В одному запиті можна подати кілька свят, і кожне апрувиться або відхиляється окремо.

Де команда бачить обмін?

Обмін видно на обох датах, тож колеги бачать реальну доступність:

• Командний календар. На офіційному святі: "Observed by 12 employees / Swapped by 3 employees", з іменами та новими датами. На новій даті працівник показаний як відсутній через обміняне свято.
• Google Calendar. Опційний чекбокс "Holiday swaps" для кожного синхронізованого календаря, за замовчуванням вимкнений.
• Slack. Окрема група сповіщень про подані, апрувнуті, відхилені та скасовані обміни. Детальніше у статті про Slack integration.

Що відбувається, коли правила змінюються?

Апрувнуті обміни зберігаються при зміні політики. Якщо зняти галочку зі свята чи зменшити річний ліміт, це вплине лише на нові запити.

Єдиний виняток: видалення свята з офісного календаря. Прив'язані до нього обміни скасовуються, і працівник отримує email і повідомлення в Slack, що дата знову робоча.

Як увімкнути Holiday Swap

Відкрийте політику офісу, увімкніть Holiday Swap у додаткових типах відпусток, відмітьте свята, які можна переносити, задайте вікно, ліміт і апрув. Працівники побачать вкладку Holiday swap, щойно хоча б одне свято буде позначене як swappable.

Для команд у кількох країнах поєднуйте це з окремими офісами для кожної країни, як описано в матеріалі one policy per country.