Які типи відпусток діють у США, ЄС та Україні і як налаштувати їх для кожного офісу

Компанія з одним офісом у Києві та одним у Лісабоні вже має дотримуватися двох трудових кодексів. Додайте підрядника в Техасі — і їх стане три. Форма запиту на відпустку для всіх трьох людей виглядає однаково, проте правила, що стоять за нею, для кожного з них різні.

У цьому посібнику описано, які типи відпусток існують у кожній із трьох правових систем, у яких випадках закон робить їх обов'язковими і як перетворити ці правила на налаштування для кожного офісу в Teamtopia. Це практичне доповнення до матеріалу про дизайн у блозі Flatstudio: як досліджували та проєктували систему політик з урахуванням країни.

Коротко

• США, ЄС та Україна мають приблизно половину спільних типів відпусток. Інша половина специфічна для регіону: виконання обов'язків присяжного та відпустка для постраждалих від домашнього насильства (safe leave) у США, відпустка для догляду за хворим членом сім'ї в ЄС, щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці в Україні.
• Неоплачувана відпустка існує в усіх трьох системах, але з різними обмеженнями: в Україні — 30 днів на рік за згодою сторін, у Португалії — понад 60 днів із попередженням за 90 днів, у США — здебільшого на розсуд компанії, а федеральний мінімум встановлює FMLA.
• У Teamtopia пресет країни вмикає для офісу потрібні типи відпусток. Кожне значення пресету можна змінити, а на підрядників можна поширити правила будь-якої країни.
• Шість типів політик уже доступні. Решта типів, пресети країн і детальні екрани налаштування політик перебувають у розробці. Власні типи відпусток заплановано.

Що таке неоплачувана відпустка?

Неоплачувана відпустка — це період, коли працівник не працює й не отримує заробітної плати, а трудовий договір залишається чинним. Посада зберігається, стаж зазвичай теж (з винятками, специфічними для кожної країни), а після завершення відпустки працівник повертається на ту саму посаду.

Вона — проміжний варіант між двома сценаріями, яких більшість команд хоче уникнути: працівник, який вичерпав оплачувані дні й продовжує працювати попри надзвичайну ситуацію в сім'ї, і працівник, який звільняється, бо компанія не мала змоги надати йому перерву.

Для працівника неоплачувана відпустка покриває те, чого не покриває оплачувана: хворобу родича, судове засідання, переїзд, тривалий курс навчання, лікування або вигорання, коли баланс уже нульовий. Для роботодавця вона дає змогу зберегти навченого фахівця в штаті без витрат на зарплату на час відсутності та замінює усні домовленості задокументованим запитом, який відображається в календарі команди.

Коли роботодавець зобов'язаний надати неоплачувану відпустку?

Відповідь залежить від країни, а в США — ще й від штату. Ось три системи з тих, які Teamtopia підтримує вже сьогодні:

Джерела: Закон № 3494-IX з 24 грудня 2023 року збільшив граничну тривалість відпустки за статтею 26 Закону України «Про відпустки» з 15 до 30 днів. Правила Португалії встановлено статтею 317 Трудового кодексу Португалії (Código do Trabalho). Федеральні правила США взято з довідкового матеріалу Міністерства праці США щодо FMLA.

Які типи відпусток існують у США, Європі та Україні?

У дослідженні Teamtopia порівняно 59 законодавчо встановлених і поширених типів відпусток у трьох регіонах та зведено їх до 30 типів-пресетів у шести категоріях. У таблиці кожен тип позначено як наявний (+), відсутній (−) або наявний лише в окремих країнах чи штатах (±).

Три зауваги щодо таблиці:

• Виконання обов'язків присяжного для України позначено мінусом, оскільки участь у здійсненні правосуддя там підпадає під статтю 119 Кодексу законів про працю України (КЗпП) як виконання державних або громадських обов'язків зі збереженням середнього заробітку, тож окремий тип відпустки для цього не потрібен. У США це окремий тип із правилами оплати на рівні штатів: у Массачусетсі роботодавці зобов'язані виплачувати звичайну заробітну плату за перші три дні, після чого штат може виплачувати $50 на день.
• Відпустка для догляду за хворим членом сім'ї позначена плюсом для всіх трьох регіонів, але гарантує її директивою лише ЄС: Директива (ЄС) 2019/1158 надає кожному працівникові п'ять робочих днів на рік без оплати, якщо держава-член не вирішить інакше.
• Відпустка для постраждалих від домашнього насильства (safe leave) позначена плюсом лише для США, де її вимагають закони кількох штатів, хоча в Австралії та Новій Зеландії діють подібні схеми, які Teamtopia використовує як орієнтир для налаштувань за замовчуванням.

Чи може компанія обходитися лише неоплачуваною відпусткою?

Так, і багато невеликих команд саме так і роблять. Компанії, які працюють переважно з підрядниками, зокрема з фізичними особами — підприємцями (ФОП) в Україні, не мають передбачених законом відпусток, які потрібно обліковувати. Відсутність оформлюється як запит, що погоджується керівником, — без балансу і без нарахування.

Teamtopia підтримує таку схему одним лише типом «Неоплачувана відпустка (LWOP)»: ліміт — «Без ліміту», погодження увімкнено, відображення в календарі увімкнено. Згодом у цю саму структуру можна додати оплачувані типи, якщо компанія наймає працівників за трудовими договорами за місцевим законодавством.

Є й другий, корисніший підхід. Тип договору підрядника визначає, як здійснюються виплати, а налаштування офісу — які правила відпусток діють для людини. Підрядника-ФОП, який перебуває в США, можна віднести до пресету американського офісу, і на нього поширюватимуться ті самі правила щодо виконання обов'язків присяжного, часу для голосування та відпустки для постраждалих від домашнього насильства, що й на колегу з трудовим договором за місцевим законодавством. Teamtopia розглядає налаштування офісу і тип договору як два окремі рішення.

Як налаштувати правила відпусток для кожного офісу в Teamtopia?

Процес складається з чотирьох кроків.

1. Створіть офіс і виберіть регіон. США, Європа (ЄС) або Україна. Регіон завантажує стандартні стани перемикачів із таблиці вище. У пресеті США PTO увімкнено, а Щорічна відпустка, Лікарняний та Особисті дні входять до нього як підполітики, за замовчуванням вимкнені. У пресетах для Європи та України PTO вимкнено, а три окремі типи увімкнено.

2. Увімкніть або вимкніть типи відпусток для цього офісу. Офіс у Лісабоні може увімкнути Відпустку для участі в шкільних заходах дитини, хоча жоден португальський закон цього не вимагає. Офіс у Києві може увімкнути Сабатикал як корпоративну пільгу. Офіс у США може увімкнути Відпустку у зв'язку з одруженням.

3. Відкрийте тип і налаштуйте політику. Кожна політика має однакові основні блоки: право на відпустку (мінімальний стаж), ліміт (річний ліміт, дні поспіль, строк попередження), правила для часткових днів, вплив на зарплату (оплачувана, неоплачувана або з розподілом оплати), підтвердні документи, погодження, дата набуття чинності та сповіщення працівників. Блоки, специфічні для типу відпустки, з'являються там, де вони потрібні: розділ розподілу оплати лікарняного для України та більшості країн ЄС, матриця ступенів спорідненості для відпустки у зв'язку зі смертю близьких, блок конфіденційності у відпустці для постраждалих від домашнього насильства.

4. Установіть дату набуття чинності та повідомте команду. Зміни політики зберігаються як версії. Працівники отримують стислий виклад змін електронною поштою або в Slack — одразу чи в дату набуття чинності — з необов'язковим підтвердженням «Я ознайомився(-лась)».

Два налаштування варто розглянути детальніше, бо саме вони пов'язують неоплачувану відпустку з усім іншим.

Нарахування під час неоплачуваної відпустки налаштовується в політиці Щорічної відпустки. Воно визначає, чи продовжують накопичуватися дні відпустки, поки людина перебуває в неоплачуваній відпустці. Для України це налаштування за замовчуванням вимкнене, що відповідає правилу щодо стажу, яке діє в Законі України «Про відпустки» з грудня 2023 року. Компанія може увімкнути його як пільгу.

Додаткові регіональні вимоги з'являються лише для вибраного регіону. Для України це посилання на обов'язковий графік відпусток, поле для невикористаних днів за попередні роки, які за законом не згорають, і правило про безперервну частину відпустки не менше 14 календарних днів. Для США — вибір штату для виконання обов'язків присяжного та строк поновлення на посаді після військової відпустки відповідно до USERRA.

Які типи відпусток уже доступні, а які в розробці чи заплановані?

Доступно вже зараз (6 типів): PTO, Лікарняний, Неоплачувана відпустка (LWOP), Компенсація за відпустку, Облік понаднормових годин і Перенесення свята.

У розробці: пресети для США, Європи та України; наступний набір типів політик (Відпустка у зв'язку зі смертю близьких, Виконання обов'язків присяжного, Відпустка для догляду за дитиною, Військова відпустка, Особиста відпустка, Час для голосування, Відпустка для постраждалих від домашнього насильства, Відпустка для донорів крові / органів, Плаваючий вихідний, Відгул за відпрацьований час, Оплачуваний час на волонтерство, Неявка на роботу); а також детальні екрани налаштування політики для Щорічної відпустки, Лікарняного (з розподілом оплати), відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустки батькові при народженні дитини, відпустки для догляду за дитиною, відпустки для догляду за хворим членом сім'ї, відпустки для догляду за тяжкохворим родичем (паліативний догляд), відпустки з релігійних причин, «садової відпустки» (garden leave), Сабатикалу, Військової відпустки, Виконання обов'язків присяжного та Відпустки у зв'язку зі смертю близьких із матрицею ступенів спорідненості й перемикачами для відпустки у зв'язку зі смертю домашньої тварини та відпустки у зв'язку з утратою вагітності.

Заплановано: власні типи відпусток. Офіс у країні, де немає закону про хворобу домашніх тварин, зможе створити тип «Хвороба улюбленця» з власною кількістю днів, правилом щодо підтвердження та позначкою в календарі, а офіс у будь-якій країні зможе визначити тип для ситуації, яку не охоплює жоден пресет.

Чим Teamtopia відрізняється від BambooHR, Personio та HiBob?

Усі три конкуренти дають змогу створювати власні політики відпусток і призначати їх за локацією або групою. Різниця в тому, де закладено знання законодавства.

Конструктор політик BambooHR підтримує призупинення нарахувань під час тривалої відсутності та пропорційне зменшення зарплати за неоплачувану відпустку через модуль нарахування заробітної плати. Personio пропонує шаблони відсутностей для окремих країн, але подає їх як рекомендації та застерігає від використання шаблону іншої країни. Типи політик у HiBob позначають кожен тип як оплачуваний, неоплачуваний або робочий час, а політики призначаються за локацією чи відділом.

Жоден із трьох не має конфігурації, специфічної для України. Для команди з офісом у Києві це означає, що правило графіка відпусток, розмежування між статтями 25 і 26 та правила військових відпусток, запроваджені з 2022 року, доводиться налаштовувати вручну.

Що має містити політика неоплачуваної відпустки?

Якщо ви пишете політику до налаштування інструмента, охопіть такі пункти для кожного офісу:

1. Хто може подати запит і після скількох місяців стажу.
2. Обов'язкові випадки, у яких закон зобов'язує надати відпустку, — з розбивкою за країнами.
3. Максимальна тривалість за згодою сторін і чи можна ділити відпустку на частини.
4. Строк попередження із зазначенням мінімального строку, установленого законом, якщо такий є (90 днів у Португалії для навчальної відпустки).
5. Що відбувається з нарахуваннями: дні відпустки, стаж, медичне страхування, обладнання.
6. Підтвердні документи: яке підтвердження потрібне і коли його можна подати після початку відпустки.
7. Ланцюжок погодження: лише керівник чи керівник плюс HR або засновник для тривалих відсутностей.
8. Умови повернення: гарантовано та сама посада чи рівноцінна.

Кожен із цих пунктів відповідає полю на екрані налаштування політики в Teamtopia, тож письмова політика й налаштована політика залишаються узгодженими.

Спробуйте для своїх офісів. Teamtopia безкоштовна протягом трьох місяців, далі — $2 за користувача на місяць. Почніть пробний період і налаштуйте пресет для першого офісу менш ніж за десять хвилин.